PENGERTIAN PERENCANAAN DAN ALASAN-ALASAN PERLUNYA PERENCANAAN MANAJEMEN

 ”PROSES PERENCANAAN”

 Dirangkum dari buku “MANAJEMEN”

Edisi 2 cetakan ke duapuluh lima, september 2013

Karya: Dr. T. Hani Handoko, M.B.A.

RANGKUMAN BAB 5

PROSES PERENCANAAN

A.  Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan; rencana harus diimplementasikan.

Empat tahap dasar perencanaan:

1)      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan: tanpa rumusan tujuan yang jelas, orgaisasi akan menggunakan sumberdaya-sumberdayanya secara tidak efektif.

2)      Merumuskan keadaan saat ini: pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai  atau sumber daya – sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan.

3)      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan: perlu di ketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

4)      Mengembangkan recaana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan: Pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan, alternatif terbaik (paling memuaskan) di atara berbagai alternatif yang ada.

B.  Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan di lakukan untuk mencapai: (1) ”protektive benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan (2) “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

1.      Manfaat perencanaan:

·         Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan

·         Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama

·         Memungkinkan manajer memahaminkeseluruhan gambaran operasi lebih jelas

·         Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

·         Memberikan cara pemberian perintah untuk beropersi

·         Memudhkan dalam melakukan kordinasi di antara berbagai bagian organisasi

·         Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah di pahami

·         Meminimumkanpekerjaan yang tidak pasti

·         Menghemat waktu, usaha dan dana

2.      Kelemahan perencanaan:

·            Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

·            Perencaaan cenderung menunda kegiatan.

·            Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

·            Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masakah itu terjadi.

·            Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

C.  Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-fungsi Manajemen Lainnya

1.      Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, fisik dan manusia dalam organisasi.

Ø Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan  perencanaan, fungsi pengarahan meliputi penetapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Ø Pengawasan

Pengawasan adalah penting bagi sebagai produk perencanaan efektif, pengawasan bertindak sebgai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

2.      Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana

Ø Ada lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana:

a.       Bidang fungsional

b.      Tingkatan organisasional

c.       Karakteristik-karakteristik (sifat)

d.      Waktu

e.       Unsur-unsur rencana

Ø Ada dua tipe utama rencana:

1.      Rencana-rencana strategik (strategic plans) : dirancang memenuhi kebutuhan organisasi yang lebih luas, mengiplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasian

2.      Rencana-rencana operasional (operational plans) : penguraiaan lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategic akan dicapai. Ada dua tipe rencana operasional.

·         Rencana sekali pakai (single use plan): dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan lagi bila telah tercapai

·         Rencana tetap (standing plans): merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.

Ø  Faktor waktu dan perrencanaan

·         Rencana-rencana jangka pendek (short-range plans) : mencangkup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun

·         Rencana-rencana jangka jangka menengah (intermediate-range plans) : mempunyai rentang waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun

·         Rencana-rencana jangka panjang (long-range plans) : meliputi kegiatan- kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan 25 tahun atau lebih dimasa yang akan datang.

D.  Perencanaan Strategik

Perencanaan strategic (strategic planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategic yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metoda-metoda yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijakan telah diimplementasikan.

1.    Proses perencanaan strategic

·         Langkah 1: Penentuan misi dan tujuan

·         Langkah 2: Pengembangan profil perusahaan

·         Langkah 3: Analisis lingkungan eksternal

·         Langkah 4: Analisis internal perusahaan, kekuatan dan kelemahan organisasi

·         Langkah 5: Identifikasi kesempatan dan ancaman strategic

·         Langkah 6: Pembuatan keputusan strategic

·         Langkah 7: Pengembangan strategic perusahaan

·         Langkah 8: Implementasi strategi

2.    Kebaikan dan kelemahan perencanaan strategik

Ø  Kebaikan-kebaikan: Kebaikan utama perencanaan strategik adalah dalam memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi. Perencanaan strategik, membantu manajer mengantisipasi masalah masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum menjadi lebih berat. Membantu para manajer dalam pembuatan keputusan. Prencanaan strategik juga meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi di rumuskan dengan sangat cermat.

Ø  Kelemahan-kelemahan: Kelemahan utama perencanaan strategik formal adalah bahwa hal itu memerlukan investasi dalam waktu,  uang dan orang yang cukup besar.Perencanaan strategic kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.

3.    Hambatan-hambatan perencanaan efektif

·      Kurang pengetahuan tentang organisasi

·      Kurang pengetahuan tentang lingkungan

·      Ketidak mampuan melakukan pramalan secara efektif

·      Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

·      Biaya

·      Takut gagal

·      Kurang percaya diri

4.    Kriteria penilaian efektifitas rencana

Ø  Kegunaan

Ø  Ketepatan dan objektifitas

Ø  Ruang lingkup

Ø  Objektifitas biaya

Ø  Akuntabilitas

Ø  Ketepatan waktu